Administrateur rice national e des opérations

Administrateur rice national e des opérations Fondée en 1990, la Fondation David Suzuki est un organisme environnemental canadien à but non lucratif. Nous travaillons en anglais et en français et nous avons des bureaux à Vancouver, à Toronto et à Montréal. Nous sommes un organisme canadien allochtone qui œuvre au déploiement de solutions climatiques, d'une nature florissante et de collectivités durables, en respectant les droits, le titre et la souveraineté des nations autochtones. Selon nous, le leadership autochtone est vital pour notre avenir collectif. Or, afin de trouver des avenues vers un Canada durable, nous visons à travailler avec un vaste éventail d'acteurs et actrices au pays, dont les communautés autochtones ainsi que tous les paliers de gouvernement et les personnes qui se soucient de la justice environnementale.

Pour poursuivre notre mission, celle de préserver la diversité de la nature et le bien-être de toutes les formes de vie, maintenant et pour l'avenir, nous faisons appel à diverses ressources et approches : recherche scientifique, savoirs écologiques traditionnels, solutions politiques et juridiques innovantes en matière d'environnement, communications et engagement du public. Nous imaginons un monde où, chaque jour, nous agissons en comprenant notre interdépendance avec la nature ainsi que les un.e.s avec les autres.

Face aux croisements des crises du climat et de la biodiversité avec la justice sociale et l'équité, la Fondation David Suzuki est résolue à promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion en s'engageant dans un parcours transformateur pour intégrer ces valeurs, décoloniser ses pratiques et devenir un organisme antiraciste. Joignez- vous à nous pour créer un monde juste socialement et écologiquement, où la pluralité des identités, des expériences vécues et des visions du monde est perçue comme cruciale pour notre avenir collectif.

TITRE DU POSTE : Administrateur rice national e des opérations

• Poste temporaire à temps plein (34 heures par semaine, du lundi au jeudi) (remplacement pour congé de maternité)
• Période : du 17 août 2026 au 2 septembre 2027 (environ 1 an)
• Ce poste peut nécessiter des déplacements.

LIEU: À proximité de notre bureau de Vancouver (territoires de xməθkəy̓əm, Sḵwx̱wú7mesh et səlilwətaɬ). Une disponibilité est requise pour soutenir les opérations nationales dans l'ensemble des bureaux de la FDS.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le poste est hybride et combine le télétravail avec une journée obligatoire par semaine au bureau. Veuillez noter que cette exigence devrait éventuellement passer à deux journées de présence au bureau par semaine.

SOUS LA RESPONSABILITÉ DE: a gestionnaire principale, opérations stratégiques

TYPE: Poste syndiqué

SALAIRE : $ (Administrateur(trice), niveau 2, échelon 1)

DATE LIMITE POUR POSTULER : Mardi 28 juillet 2026, 9 h, heure du Pacifique (HP) / 12 h, heure de l'Est (HE)

Administration nationale des opérations

• Travailler en étroite collaboration avec la personne gestionnaire principale, Opérations stratégiques, afin de soutenir les priorités opérationnelles nationales, coordonner les processus assignés, maintenir la documentation opérationnelle, soutenir l'administration budgétaire et faire progresser les travaux interfonctionnels dans les bureaux de la FDS.
• Administrer les processus opérationnels nationaux assignés dans les bureaux de Vancouver, Toronto et Montréal, en veillant au suivi et à l'achèvement des demandes, dossiers, approbations, fournisseurs, factures, processus d'accès et activités de suivi.
• Surveiller et gérer la boîte de réception partagée du soutien administratif, notamment les demandes du personnel, les demandes de fournisseurs, l'acheminement des factures, les enjeux liés aux installations, les commentaires sur les bureaux et les suivis opérationnels.
• Maintenir à jour les procédures opérationnelles approuvées, les consignes de bureau, les formulaires, les listes de vérification, les listes de contacts, les outils de suivi, les calendriers et les guides destinés au personnel afin que les processus demeurent actuels, accessibles et appliqués de manière uniforme.
• Repérer les problèmes récurrents, les lacunes procédurales, les besoins en services, les risques liés aux flux de travail ou les points nécessitant une décision et les porter à l'attention de la personne gestionnaire principale.
• Fournir un soutien administratif aux plans de travail des opérations nationales, aux processus récurrents et aux projets des Opérations stratégiques assignés.

Soutien à l'administration budgétaire

• Administrer les processus budgétaires attribués aux Opérations stratégiques et les activités financières connexes en collaboration avec l'équipe des finances, notamment le suivi des coûts, la surveillance des dépenses récurrentes, le rapprochement des dépenses, le traitement mensuel des cartes de crédit, les contrats de fournisseurs, le suivi des factures, les approbations, la codification et l'état des paiements.
• Coordonner le traitement des factures liées aux activités administratives, aux installations, aux opérations, aux entreposage documentaire, aux rénovations et aux projets de bureau tout en assurant le suivi des dépenses pour maintenir le respect des budgets.
• Identifier et signaler à la personne gestionnaire principale tout écart de facturation, changement de coût, retard d'approbation, information manquante, facturation en double, problème de service ou risque lié aux budgets, fournisseurs, factures ou approbations.

Mise en œuvre et administration de la gestion documentaire

• Soutenir la mise en œuvre et l'administration de la gestion documentaire pour les documents physiques et numériques de l'organisation, y compris les dossiers conservés chez Iron Mountain et dans des installations externes.
• Maintenir les inventaires de dossiers, registres d'entreposage, documents de récupération, registres de destruction, suivis de numérisation et autres outils connexes; suivre les coûts d'entreposage, les activités de récupération, les destructions confidentielles et les dépenses liées à la numérisation.
• Soutenir les initiatives d'amélioration du cycle de vie documentaire, notamment l'optimisation de l'entreposage, le nettoyage des dossiers, la préparation à la numérisation, les examens annuels des dossiers et les mesures de contrôle des coûts.
• Participer à l'élaboration et au maintien d'une procédure normalisée de gestion documentaire comprenant le suivi des dossiers, les demandes de récupération, les demandes de numérisation, les approbations de destruction et les flux de travail associés.
• Coordonner les questions relatives aux dossiers avec les responsables des services concernés et transmettre à la personne gestionnaire principale toute question relative à la propriété des dossiers, à la confidentialité, à la conservation, aux coûts ou aux approbations de destruction.
• Soutenir les projets de numérisation en coordonnant la logistique avec les fournisseurs, en préparant les dossiers à examiner, en assurant le suivi des projets, en maintenant la documentation pertinente et en effectuant les suivis requis.666768Administration des activités de lobbying
• Administrer les processus attribués liés au lobbying fédéral et provincial, notamment les calendriers de déclaration, les formulaires internes, les registres et les dossiers administratifs connexes.
• Maintenir et mettre à jour les formulaires internes de déclaration, en veillant à leur exactitude, leur accessibilité et leur conformité aux exigences en vigueur. Coordonner les contributions internes, suivre les échéances, assurer les relances au besoin et soutenir la transmission exacte et ponctuelle des informations requises.
• Soutenir les mises à jour des registres de lobbying, notamment en ce qui concerne les cadres supérieurs, les lobbyistes désignés, les sujets abordés, les institutions concernées et toute autre information administrative connexe.
• Signaler à la personne gestionnaire principale toute information manquante, risque d'échéance, question de déclaration ou préoccupation liée à la conformité.
• Assurer la confidentialité, l'exactitude et la documentation appropriée dans le traitement des renseignements liés au lobbying.

Administration des installations, de la sécurité et de l'accès aux bureaux

• Administrer les processus liés aux installations, à la sécurité et à l'accès aux bureaux dans l'ensemble des bureaux de la FDS, y compris les demandes d'entretien, les réparations, les communications avec les propriétaires immobiliers, le suivi auprès des fournisseurs, la coordination des prestataires de services, les registres d'accès et la documentation associée.
• Soutenir les processus liés aux systèmes d'alarme, aux cartes d'accès, à l'accès aux bureaux et à la sécurité en collaboration avec les TI, les gestionnaires d'immeubles et les fournisseurs de sécurité.
• Maintenir les listes d'accès, les listes d'appels d'urgence, les coordonnées d'urgence, les registres de cartes d'accès et la documentation connexe.
• Soutenir l'intégration, le départ et les changements de rôle du personnel dans toutes les régions en ce qui concerne l'installation et l'accès aux bureaux, notamment les cartes d'accès, les codes d'alarme, les outils de réservation de postes de travail, le courrier, la téléphonie, les visites des bureaux, les ententes relatives aux bureaux dégagés et aux clés ainsi que les procédures de travail.
• Soutenir les démarches liées aux permis d'exploitation, permis d'alarme . click apply for full job details