Administration
Company-A-CPC
Adjoint(e) de direction/Executive Assistant
Havre-Jeunesse/ Teen Haven
English to follow
Poste : Adjoint(e) de direction auprs du directeur gnral et du conseil d'administration de Teen Haven/ Havre-Jeunesse
Lieu: Verdun, QC
Type d'emploi: Temp-partiel, 2 jours par semaine (environ 15 heures)
Relve du directeur gnral
Langues: Bilingue franais/anglais
Rsum du poste:
Afin de soutenir la mission de Teen Haven / Havre-Jeunesse, organisme sans but lucratif au service des jeunes vulnrables de la communaut anglophone du Qubec, ladjoint(e) de direction apporte un soutien administratif aux administrateurs, soit la direction gnrale et le conseil dadministration. L'adjoint(e) de direction agit comme coordonnateur(trice) auprs de la haute direction, contribuant l'efficacit du fonctionnement du bureau de la direction gnrale et facilitant les changes entre ce bureau, le conseil d'administration et les autres membres de la haute direction. L'adjoint(e) de direction veille la gestion efficace des priorits, des communications, des runions, des chances et des suivis.
Le candidat idal est un professionnel rigoureux, proactif et discret, faisant preuve de discernement et d'excellentes aptitudes relationnelles. Il s'panouit dans un environnement dynamique et ax sur une mission forte. Il comprend l'importance de la confidentialit et du respect mutuel avec la direction, l'ensemble du personnel, les membres de la communaut, les clients, les partenaires, les bailleurs de fonds et le conseil d'administration de Teen Haven / Havre-Jeunesse.
Ce poste vise en priorit soutenir la directrice gnrale dans son rle de leadership organisationnel en supervisant les oprations quotidiennes du bureau de direction, tout en assistant le conseil d'administration dans la tenue des registres et la mise en uvre des responsabilits du conseil.
Ce que nous offrons:
Un travail valorisant qui contribue au bien-tre des jeunes
Un environnement de travail collaboratif et stimulant
Possibilits de travailler en troite collaboration avec la direction
Rmunration et avantages sociaux concurrentiels : 35 $/heure, plus 4 % de vacances, 5,7 % pour les jours fris et 2,43 % pour les congs de maladie
Cotisations de lemploy et de lemployeur au rgime dassurance-maladie rgional (REGOP)
Assurance maladie de 1 500 $ par anne, aprs les six premiers mois demploi.
Exigences du poste :
Formation postsecondaire en administration, en administration des affaires, en gestion d'organismes sans but lucratif, en communications ou dans un domaine connexe; une exprience professionnelle quivalente sera prise en considration.
Exprience en tant qu'adjoint(e) de direction, cadre administratif(ve), gestionnaire de bureau ou poste similaire.
Une exprience auprs d'un cadre suprieur, d'une quipe de direction, d'un conseil d'administration ou d'un comit est fortement souhait.
Une exprience antrieure au sein d'un organisme sans but lucratif, communautaire, de services sociaux, de soins de sant, d'tablissements d'enseignement ou d'une autre organisation axe sur une mission est un atout.
Excellentes comptences en communication crite et orale en franais et en anglais.
Excellentes comptences en organisation et en gestion du temps.
Matrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Capacit de traiter des renseignements confidentiels et sensibles avec discrtion.
Souci du dtail et rigueur dans le suivi.
Excellentes comptences interpersonnelles et capacit de travailler efficacement avec des personnes d'horizons divers.
Capacit grer plusieurs priorits tout en restant calme sous pression.
Capacit dmontr travailler de faon autonome, faire preuve de discernement et prendre des initiatives.
Le candidat retenu devra dmontrer:
Discrtion et intgrit : comprend limportance de la confidentialit et de la confiance.
Le discernement : comprend ce qui ncessite une attention immdiate, ce qui peut tre dlgu et ce qui doit tre signal un niveau suprieur.
La proactivit : la capacit danticiper les besoins plutt que d'attendre des instructions.
Sens de lorganisation : la capacit de cre des systmes qui permettent de garder les personnes, les renseignements et les dlais sur la bonne voie.
Communication : la capacit de communiquer clairement, respectueusement et professionnellement dans les deux langues.
Adaptabilit : la capacit de s'adapter facilement aux priorits changeantes dans un environnement de services sociaux dynamique.
Intelligence motionnelle : la capacit d'interagir avec sensibilit avec les clients, le personnel, les bnvoles, les membres du conseil d'administration et les partenaires communautaires.
Alignement avec la mission : tmoigne dun vritable respect pour la mission de lagence et les communauts quelle sert.
Travail d'quipe : Capacit de travailler en collaboration tout en conservant la comptence de travailler de manire autonome.
Rsolution de problmes : Capable d'identifier des solutions pratiques et d'aller jusqu' leur aboutissement.
Relations de travail.
Responsabilits particulires
A. Soutien au directeur general
Grer et coordonner le calendrier, les rendez-vous, les runions et les engagements du directeur gnral.
Aider le directeur gnral organiser et prioriser les demandes et les chances concurrentes.
Coordonner les renseignements et assurer le suivi entre les dpartements et les quipes.
Prparer les documents d'information, les ordres du jour, la correspondance, les rapports et autres documents.
Surveiller le courrier entrant et veiller ce que les questions importantes soient correctement priorises et fassent l'objet d'un suivi appropri.
Rdiger, relire et traduire la correspondance et les documents en franais et en anglais au besoin.
Suivre les actions entreprendre, les engagements et les chances dcoulant des runions et des changes de courriers.
Anticipez les besoins du directeur gnral et identifiez de manire proactive les problmes ncessitant une attention particulire.
Traiter les renseignements sensibles et confidentiels avec la plus grande discrtion.
B. Soutien du conseil dadministration
Organiser des runions en coordination avec le prsident du conseil d'administration.
Prparer les horaires des runions, les ordres du jour et les documents justificatifs.
Assister aux runions du conseil d'administration et des comits au besoin et rdiger des procs-verbaux et des comptes rendus de dcisions prcis.
Assurer la coordination des communications entre le directeur gnral, le prsident du conseil d'administration, les membres du conseil et les membres des comits.
Mettre en place des systmes de suivi pour les priorits, les chances, les contrats et les livrables cls de l'organisation.
Soutenir les projets spciaux impliquant le personnel, les partenaires communautaires, les bailleurs de fonds, les reprsentants gouvernementaux et les autres parties prenantes.
C. Communications et relations avec les intervenants
Assurer une fonction de point de contact professionnel et accueillant pour le bureau du directeur gnral.
Coordonner les communications avec les intervenants externes.
Fournir de l'aide lors des vnements, des runions, des prsentations et des activits communautaires de l'organisation.
Entretenir des relations positives et respectueuses avec le personnel, les membres du conseil d'administration, les clients, les partenaires communautaires, les bailleurs de fonds et les reprsentants du gouvernement.
Sassurer que les communications refltent les valeurs, la mission et lengagement de lagence en matire dquit, de dignit et dinclusion.
COMMENT POSTULER
Vous voulez vous joindre notre quipe de professionnels dvous au service des jeunes vulnrables ?
Veuillez soumettre votre curriculum vitae et une lettre de prsentation dcrivant votre exprience pertinente et votre intrt soutenir la mission de Teen Haven / Havre Jeunesse .
Teen Haven / Havre Jeunesse souscrit au principe dquit en matire demploi et encourage les candidatures de personnes refltant la diversit des communauts que nous servons.
Position: Executive Assistant to the Executive Director & Board of Teen Haven
Location: Verdun, Qc
Employment Type: 2 days a week (approx.15hrs)
Reports to: Executive Director
Language: Bilingual French/English
Position Summary
To further the mission of Teen Haven as a non-profit organization serving vulnerable youth within the Anglophone community of Quebec, the Executive Assistant provides administrative support for the Directors of the organization; the Executive Director and Board of Directors. The Executive Assistant is a coordinator working at the senior managerial level, facilitating efficiency within the Executive Directors office and between that office and the Board of Directors and other senior management. The Executive Assistant ensures that priorities, communications, meetings, deadlines, and follow-up activities are managed effectively.
The ideal candidate is a highly organized, proactive, and discreet professional who will exercise wise judgment and employ strong interpersonal skills. They are comfortable working in a fast-paced, mission-driven environment. They understand the importance of confidentiality and respectful interactions with senior management and all Teen Haven employees, community members, clients, partners, funders, and with the Board of Directors.
The position puts priority on supporting the Executive Director in her role of organizational leadership by overseeing the day-to-day operations of the Executive Office, while also serving the Board of Directors by assisting in recording keeping and the implementation of board responsibilities.
What We Offer
Meaningful work contributing to the well-being of youth
A collaborative and supportive work environment
Opportunities to work closely with organizational leadership
Competit
Poste : Adjoint(e) de direction auprs du directeur gnral et du conseil d'administration de Teen Haven/ Havre-Jeunesse
Lieu: Verdun, QC
Type d'emploi: Temp-partiel, 2 jours par semaine (environ 15 heures)
Relve du directeur gnral
Langues: Bilingue franais/anglais
Rsum du poste:
Afin de soutenir la mission de Teen Haven / Havre-Jeunesse, organisme sans but lucratif au service des jeunes vulnrables de la communaut anglophone du Qubec, ladjoint(e) de direction apporte un soutien administratif aux administrateurs, soit la direction gnrale et le conseil dadministration. L'adjoint(e) de direction agit comme coordonnateur(trice) auprs de la haute direction, contribuant l'efficacit du fonctionnement du bureau de la direction gnrale et facilitant les changes entre ce bureau, le conseil d'administration et les autres membres de la haute direction. L'adjoint(e) de direction veille la gestion efficace des priorits, des communications, des runions, des chances et des suivis.
Le candidat idal est un professionnel rigoureux, proactif et discret, faisant preuve de discernement et d'excellentes aptitudes relationnelles. Il s'panouit dans un environnement dynamique et ax sur une mission forte. Il comprend l'importance de la confidentialit et du respect mutuel avec la direction, l'ensemble du personnel, les membres de la communaut, les clients, les partenaires, les bailleurs de fonds et le conseil d'administration de Teen Haven / Havre-Jeunesse.
Ce poste vise en priorit soutenir la directrice gnrale dans son rle de leadership organisationnel en supervisant les oprations quotidiennes du bureau de direction, tout en assistant le conseil d'administration dans la tenue des registres et la mise en uvre des responsabilits du conseil.
Ce que nous offrons:
Un travail valorisant qui contribue au bien-tre des jeunes
Un environnement de travail collaboratif et stimulant
Possibilits de travailler en troite collaboration avec la direction
Rmunration et avantages sociaux concurrentiels : 35 $/heure, plus 4 % de vacances, 5,7 % pour les jours fris et 2,43 % pour les congs de maladie
Cotisations de lemploy et de lemployeur au rgime dassurance-maladie rgional (REGOP)
Assurance maladie de 1 500 $ par anne, aprs les six premiers mois demploi.
Exigences du poste :
Formation postsecondaire en administration, en administration des affaires, en gestion d'organismes sans but lucratif, en communications ou dans un domaine connexe; une exprience professionnelle quivalente sera prise en considration.
Exprience en tant qu'adjoint(e) de direction, cadre administratif(ve), gestionnaire de bureau ou poste similaire.
Une exprience auprs d'un cadre suprieur, d'une quipe de direction, d'un conseil d'administration ou d'un comit est fortement souhait.
Une exprience antrieure au sein d'un organisme sans but lucratif, communautaire, de services sociaux, de soins de sant, d'tablissements d'enseignement ou d'une autre organisation axe sur une mission est un atout.
Excellentes comptences en communication crite et orale en franais et en anglais.
Excellentes comptences en organisation et en gestion du temps.
Matrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Capacit de traiter des renseignements confidentiels et sensibles avec discrtion.
Souci du dtail et rigueur dans le suivi.
Excellentes comptences interpersonnelles et capacit de travailler efficacement avec des personnes d'horizons divers.
Capacit grer plusieurs priorits tout en restant calme sous pression.
Capacit dmontr travailler de faon autonome, faire preuve de discernement et prendre des initiatives.
Le candidat retenu devra dmontrer:
Discrtion et intgrit : comprend limportance de la confidentialit et de la confiance.
Le discernement : comprend ce qui ncessite une attention immdiate, ce qui peut tre dlgu et ce qui doit tre signal un niveau suprieur.
La proactivit : la capacit danticiper les besoins plutt que d'attendre des instructions.
Sens de lorganisation : la capacit de cre des systmes qui permettent de garder les personnes, les renseignements et les dlais sur la bonne voie.
Communication : la capacit de communiquer clairement, respectueusement et professionnellement dans les deux langues.
Adaptabilit : la capacit de s'adapter facilement aux priorits changeantes dans un environnement de services sociaux dynamique.
Intelligence motionnelle : la capacit d'interagir avec sensibilit avec les clients, le personnel, les bnvoles, les membres du conseil d'administration et les partenaires communautaires.
Alignement avec la mission : tmoigne dun vritable respect pour la mission de lagence et les communauts quelle sert.
Travail d'quipe : Capacit de travailler en collaboration tout en conservant la comptence de travailler de manire autonome.
Rsolution de problmes : Capable d'identifier des solutions pratiques et d'aller jusqu' leur aboutissement.
Relations de travail.
Responsabilits particulires
A. Soutien au directeur general
Grer et coordonner le calendrier, les rendez-vous, les runions et les engagements du directeur gnral.
Aider le directeur gnral organiser et prioriser les demandes et les chances concurrentes.
Coordonner les renseignements et assurer le suivi entre les dpartements et les quipes.
Prparer les documents d'information, les ordres du jour, la correspondance, les rapports et autres documents.
Surveiller le courrier entrant et veiller ce que les questions importantes soient correctement priorises et fassent l'objet d'un suivi appropri.
Rdiger, relire et traduire la correspondance et les documents en franais et en anglais au besoin.
Suivre les actions entreprendre, les engagements et les chances dcoulant des runions et des changes de courriers.
Anticipez les besoins du directeur gnral et identifiez de manire proactive les problmes ncessitant une attention particulire.
Traiter les renseignements sensibles et confidentiels avec la plus grande discrtion.
B. Soutien du conseil dadministration
Organiser des runions en coordination avec le prsident du conseil d'administration.
Prparer les horaires des runions, les ordres du jour et les documents justificatifs.
Assister aux runions du conseil d'administration et des comits au besoin et rdiger des procs-verbaux et des comptes rendus de dcisions prcis.
Assurer la coordination des communications entre le directeur gnral, le prsident du conseil d'administration, les membres du conseil et les membres des comits.
Mettre en place des systmes de suivi pour les priorits, les chances, les contrats et les livrables cls de l'organisation.
Soutenir les projets spciaux impliquant le personnel, les partenaires communautaires, les bailleurs de fonds, les reprsentants gouvernementaux et les autres parties prenantes.
C. Communications et relations avec les intervenants
Assurer une fonction de point de contact professionnel et accueillant pour le bureau du directeur gnral.
Coordonner les communications avec les intervenants externes.
Fournir de l'aide lors des vnements, des runions, des prsentations et des activits communautaires de l'organisation.
Entretenir des relations positives et respectueuses avec le personnel, les membres du conseil d'administration, les clients, les partenaires communautaires, les bailleurs de fonds et les reprsentants du gouvernement.
Sassurer que les communications refltent les valeurs, la mission et lengagement de lagence en matire dquit, de dignit et dinclusion.
COMMENT POSTULER
Vous voulez vous joindre notre quipe de professionnels dvous au service des jeunes vulnrables ?
Veuillez soumettre votre curriculum vitae et une lettre de prsentation dcrivant votre exprience pertinente et votre intrt soutenir la mission de Teen Haven / Havre Jeunesse .
Teen Haven / Havre Jeunesse souscrit au principe dquit en matire demploi et encourage les candidatures de personnes refltant la diversit des communauts que nous servons.
Position: Executive Assistant to the Executive Director & Board of Teen Haven
Location: Verdun, Qc
Employment Type: 2 days a week (approx.15hrs)
Reports to: Executive Director
Language: Bilingual French/English
Position Summary
To further the mission of Teen Haven as a non-profit organization serving vulnerable youth within the Anglophone community of Quebec, the Executive Assistant provides administrative support for the Directors of the organization; the Executive Director and Board of Directors. The Executive Assistant is a coordinator working at the senior managerial level, facilitating efficiency within the Executive Directors office and between that office and the Board of Directors and other senior management. The Executive Assistant ensures that priorities, communications, meetings, deadlines, and follow-up activities are managed effectively.
The ideal candidate is a highly organized, proactive, and discreet professional who will exercise wise judgment and employ strong interpersonal skills. They are comfortable working in a fast-paced, mission-driven environment. They understand the importance of confidentiality and respectful interactions with senior management and all Teen Haven employees, community members, clients, partners, funders, and with the Board of Directors.
The position puts priority on supporting the Executive Director in her role of organizational leadership by overseeing the day-to-day operations of the Executive Office, while also serving the Board of Directors by assisting in recording keeping and the implementation of board responsibilities.
What We Offer
Meaningful work contributing to the well-being of youth
A collaborative and supportive work environment
Opportunities to work closely with organizational leadership
Competit
Reference: 3181930675